Geschäftsbeziehungen mit dem Büro der Vereinten Nationen in Wien

Die Beschaffung von Waren und die Bereitstellung von Dienstleistungen für das Büro der Vereinten Nationen in Wien (UNOV), das Büro der Vereinten Nationen für Drogen- und Verbrechensbekämpfung, das Büro für Weltraumfragen und die anderen in Wien ansässigen Einheiten des Sekretariats der Vereinten Nationen werden von der Sektion Beschaffungswesen des UNOV abgewickelt.

Bei den zu beschaffenden Warengruppen handelt es sich vorwiegend um Computerausrüstung, Computersoftware und -zubehör, Möbel, Kommunikationsausrüstung, Büroausstattung und -zubehör, Sicherheitsausrüstung und -kleidung sowie Papierprodukte.

Die bereit zu stellenden Dienstleistungen umfassen die Softwareunterstützung, Telekommunikationsdienste, Druckereidienste, Postdienste, die Wartung von Geräten, die Anmietung von Photokopierern, Übersetzungsdienste sowie Computer- und Managementtraining

Die Verträge werden auf der Grundlage von Qualität und des Kostenfaktors auf den gesamten Lebensweg des Produktes bzw. der Dienstleistung gerechnet vergeben, einschließlich der Flexibilität bei Sonderwünschen, der technischen Kompatibilität, der Einhaltung von Lieferfristen, der Möglichkeit einer Wartung vor Ort und der Verfügbarkeit von Ersatzteilen.

Registrierungsbedingungen

Das Sekretariat der Vereinten Nationen hat den Anspruch, eine möglichst umfangreiche und diversifizierte Datenbank von Anbietern aus allen Mitgliedstaaten zu führen. Interessierte Anbieter sollten sich auf der entsprechenden Website der Vereinten Nationen, dem United Nations Global Marketplace ( http://www.ungm.org), dem einzigen Portal des Systems der Vereinten Nationen für Beschaffungsfragen, eintragen.

Die Anbieter müssen sich in der Registrierungsabteilung eintragen lassen und angeben, welche Art von Geschäftstätigkeit sie im Hinblick auf Ihre Kapazität, Finanzstärke, den Geschäftsumfang und ihre Verkaufsstrategie anbieten wollen.

Im Verlauf dieses Registrierungsprozesses müssen die Anbieter Ihre Produkte und/oder Dienstleistungen entsprechend dem Gemeinsamen Kodierungssystem der Vereinten Nationen (United Nations Common Coding System) kodieren, mit dessen Hilfe das Sekretariat potentielle Lieferanten für diverse Ausschreibungen sucht. Die Bewerbungen werden evaluiert, und alle Bewerber werden via das Portal United Nations Global Market Place über das Ergebnis informiert. Die Registrierung ist kostenlos.

Ausschreibungsverfahren

Einer der Grundsätze des Beschaffungsprozesses der Vereinten Nationen ist es, im Interesse der Organisation kosten- und qualitätsbewusst zu handeln. Angebote und Kostenvoranschläge werden im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens eingeholt. Das Sekretariat bietet drei Arten von Bewerbungsunterlagen an, die zu einer Bewerbung an einer Ausschreibung berechtigen. Während alle drei unten angeführten Unterlagen die entsprechenden Informationen für ein geeignetes Angebot enthalten, so unterscheiden sie sich im Hinblick auf die Art der nachgefragten Ware/Leistung beziehungsweise bezüglich des geschätzten Geldwertes. Alle Ausschreibungsunterlagen enthalten normalerweise eine detaillierte Leistungsbeschreibung.

  • Eine Preisanfrage (Request for quotation) ist eine informelle Aufforderung an potentielle Lieferanten, ein Angebot unter einem gewissen Beschaffungswert abzugeben. Es werden Preise und nähere Geschäftsbedingungen angefragt, und für gewöhnlich erhält der niedrigste Bieter, der den Anforderungen entspricht, den Zuschlag.
  • Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (Request for proposal) ist eine formelle Aufforderung, ein Angebot über dem Mindestbeschaffungswert abzugeben, wobei die Spezifikationen jedoch zum Zeitpunkt der Ausschreibung nicht vollständig definiert sind; in diesem Fall sind die Expertise und die Innovationsfähigkeit des Angebotslegers gefragt, um den Anforderungen der Ausschreibung besser gerecht zu werden. Der Preis ist nur einer der Faktoren unter den Bewertungskriterien, die vor der Veröffentlichung der Aufforderung zur Angebotsabgabe festgelegt werden. Es wird ein System mit zwei Kuverts verwendet, in dem die technische Bewertung bereits vor der Begutachtung der kommerziellen Angebote, welche den Kriterien entsprechen, abgeschlossen ist. Den Zuschlag erhält jenes Angebot, das inhaltlich den in den Ausschreibungsdokumenten festgelegten Anforderungen entspricht und das für die Vereinten Nationen am günstigsten ist.
  • Eine Ausschreibungsaufforderung (Invitation to bid) ist eine formelle Aufforderung, ein Angebot zu legen, bei der die Bedingungen für gewöhnlich bereits klar und eindeutig formuliert sind und über einem bestimmten Mindestbeschaffungswert liegen. Der Preis ist normalerweise das einzige Kriterium bei der Zuerkennung des Auftrages. Werden alle technischen Kriterien erfüllt, erhält der niedrigste Anbieter den Zuschlag.

Interessensbekundung (expression of interest)

Ersuchen um Interessensbekundung ("expression of interest" EOI) werden in regelmäßigen Abständen auf der Website von UNOV und auf dem United Nations Global Marketplace veröffentlicht, um interessierte Anbieter entsprechender Produkte und Dienstleistungen darüber in Kenntnis zu setzen, dass bestimmte Produkte und Dienstleistungen in Kürze nachgefragt werden. Zusätzlich bietet der United Nations Global Marketplace auch das Service einer automatischen Zustellung von Interessensbekundungen an.

Interessierte Firmen oder Organisationen werden aufgefordert, unverzüglich ihre Interessensbekundung an den zuständigen Mitarbeiter der Beschaffungsabteilung weiterzuleiten. Es sollten dabei die EOI-Referenzzahl, der Gegenstand, die Registrierungsnummer des Verkäufers und die vollständige Kontaktadresse angegeben werden.

Ein Ersuchen um Interessensbekundung stellt noch keine Ausschreibung dar. Die Vereinten Nationen behalten sich das Recht vor, zu jeder Zeit des Interessensbekundungsprozesses und/ oder des Ausschreibungsprozesses die gewünschte Leistung zu ändern oder zu stornieren. Eine Antwort auf ein EOI ist nicht automatisch eine Garantie dafür, dass die Firma im Ausschreibungsprozess berücksichtigt wird. Nur potentielle Verkäufer, die antworten und auch nach Abschluss einer objektiven Evaluierung ihres Antrags für qualifiziert gehalten werden, erhalten das endgültige Ausschreibungsdokument.

Aufforderungen zur Interessensbekundung

Kontaktadresse

Procurement Section 
United Nations Office at Vienna
PO Box 500
1400 Vienna
Austria

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